Diagrama de Flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales… Facilita también la selección de indicadores de proceso.

Beneficios del Diagrama de Flujo

En primer lugar, facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.

Permiten definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.

El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.

Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles.

Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que entrarán en contacto con la diagramación.

Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que componen el proceso.

Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.

Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia.

Constituye el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora o reingeniería.

Ejemplo Diagrama de Flujo para el Registro de Estadística y Control Academico

Inicio

2. Encender la Pc

3. Acceder a la Cuenta de Usuario

4. Abrir navegador

5. Ir google

6. Escribir en el buscador Departamento de Registro y Estadística USAC 

7. Dar clic derecho al enlace correspondiente

8. Si da clic en Menú principal, dar clic norma  en la opción que desee, ya sea en Primer Ingreso, Reingreso, postgrado, Incorporaciones, Equivalencias, Títulos y formulario del cual le daremos clic a la opción de Primer Ingreso y REINGRESO

Si da clic normal en la opción (clic aquí) de Primer Ingreso. Abre la información solicitada por el estudiante. Dar clic derecho en la opción Menú principal para regresar.

8.1.1. Si da clic en la opción Calendario de Inscripción, aparecen dos opciones capital, Centros Universitarios.

8.1.1.1. Si da clic en la opción Capital, abre la información y las fechas.

8.1.1.2. Si da clic en la opción Centros Universitarios, abre la información solicitada.

8.1.2. Si da clic en la opción Requisitos de Inscripción, aparecen dos opciones graduado en Guatemala, graduado en el extranjero.

8.1.2.1. Si da clic en la opción en graduado en Guatemala, abre los requisitos que corresponden a lo solicitado

8.1.2.2. Si da clic en la opción en graduado en Extranjero, abre los requisitos que corresponden a lo solicitado

8.1.3. Si da clic en la opción Valor de matrícula, le aparecen dos opciones guatemaltecos, extranjeros.

8.1.3.1. Si da clic en la opción guatemaltecos, abre los requisitos que corresponden a lo solicitado.

8.1.3.2. Si da clic en la opción extranjeros, abre los requisitos que corresponden a lo solicitado.

8.1.4. Si da clic en la opción Pasos para la Solicitud de Ingreso, le aparece la información solicitada.

8.1.5. Si da clic en la opción Obtención PIN, le aparecen dos opciones que tiene que ingresar NOV (Número de tarjeta Vocacional) y la fecha de nacimiento del solicitante. Dar clic derecho en obtener PIN, le aparece automáticamente el PIN

8.1.6. Si da clic en la opción Solicitud de Ingreso, le aparece dos cuadros donde tiene que ingresar NOV y el PIN, dar clic derecho en generar solicitud.

8.1.7. Si da clic en la opción Consultar pruebas, le aparece un cuadro donde tiene que ingresar elNOV, dar clic derecho en el botón consultar y automáticamente le aparecerá sus resultados respectivos.

8.1.8. Dar clic derecho a menú principal, para regresar.

8.2. Si da clic derecho en la opción (clic aquí) de Reingreso,abre la información que corresponden a las fechas del registro del 2do. Semestre y al costado un listado de opciones. Dar clic derecho en la opción Menú principal.

8.2.1. Paso 1, Si da clic derecho en la opción Recuperar PIN, Abre los pasos para recuperar el pin y en la parte de debajo de la opción pide el número de carné y fecha de nacimiento, dar clic derecho en la opción consultar, y abre automáticamente su nuevo PIN.

8.2.2. Paso 2, Si da clic derecho en la opción Orden de Pago (Depto. CAJA), abre un enlace donde se tiene que ingresar el número de carne y su PIN. Da clic derecho en el botón de login, abre automáticamente un enlace donde le aparecen tres opciones Inicio, Orden de Pago, Estado de cuenta, Salir del Sistema.

8.2.2.1. Si da clic derecho en la opción inicio, direcciona a la página inicial.

8.2.2.2. Si da clic derecho en la opción Orden de pago, abre la información como número de carné, Nombre, Unidad-Extensión- Carrera, Estado. Y una opción que aparece en la parte de arriba como Ver los pagos disponibles. Si da clic derecho en la opción Ver los pagos disponibles, despliega el listados de pago correspondientes a pagar, Se selecciona el pago que desea, da clic derecho a agregar pago. Dar clic en Generar orden de pago, dar clic en el número de boleta, abre un enlace presiona CTRL+P presionar el botón de Imprimir.

8.2.2.2.1. Si da clic derecho en la opción 2 si posee banca virtual en Banrural o G&T le abre el enlace ingresa su número de Usuario y contraseña y procede hacer el pago.

8.2.2.3. Si da clic derecho en la opción de Estado de cuenta, le abre la información correspondiente a los pagos que ha hecho.

8.2.2.4. Dar clic derecho en el botón u opción de Salir de Sistema, te aparece la siguiente pregunta ¿Desea salir del sistema? Escoja la opción Si, deseo salir del sistema o regresar a orden de pago. Si da clic en la opción Si, deseo salir del sistema, te regresa a la página inicial.

8.2.3. Paso 3, Si da clic en la opción procedimiento, abre la información solicitada.

8.2.4. Paso 4 Calendario, Si da clic en la opción Inscripción, abre las fechas correspondientes a la inscripción de reingreso.

8.2.4.1. Si da clic en la opción Trámites administrativos, abre las fechas correspondientes para hacer dichos trámites.

8.2.4.2. Si da clic en la opción Pensum Cerrado, abre las fechas para los estudiantes pendientes de exámenes generales.

8.2.5. Paso 5, Si da clic en la opción registrar inscripción aparecen las opciones ingresar Carné y pin, dar clic derecho en el botón inscribirse.

8.2.6. Paso 6, Si da clic en la constancia de Inscripción, aparecen las opciones ingresar carné y pin, dar clic derecho en el botón generar comprobante.

8.2.7. Dar clic en la opción Ir al Menú principal, para regresar.